Trò chuyện qua điện thoại là hình thức giao tiếp nhanh gọn, tiện lợi, giúp bạn dễ dàng “bắt sóng” đối phương dù họ ở đang bất kỳ nơi đâu. Tuy nhiên, cũng bởi không thể gặp mặt trực tiếp nên hình thức giao tiếp này cũng có một hạn chế là chúng ta khó có thể nắm bắt hay thể hiện thái độ, cảm xúc đối với người ở đầu dây bên kia. Vì vậy, hãy trang bị ngay cho mình những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại để giúp cuộc nói chuyện trở nên hiệu quả, đáng nhớ.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nghe
1. Đừng để người gọi độc thoại
Người gọi đến thường đã chuẩn bị rất kỹ cho nội dung cuộc trò chuyện, họ chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn… Họ sẽ nói nhiều, nhưng bạn đừng chỉ biết lặng im lắng nghe, hãy đáp lại họ bằng những câu như: “Vâng, tôi hiểu, tôi đang nghe bạn (anh, chị) nói…”. Những câu trả lời dù ngắn nhưng điều đấy thể hiện cho người nói biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ và hiểu họ muốn nói gì.
2. Giọng nói từ tốn, vừa phải
Khi người gọi tới có nhu cầu được tư vấn hoặc bàn về vấn đề gì đấy bạn hãy giải đáp họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải, đừng lớn quá sẽ khiến họ khó chịu, nhưng cũng đừng quá nhỏ, bởi như vậy họ sẽ không nghe rõ bạn nói gì khiến họ phải hỏi lại sẽ làm mất thời gian của cả bạn và đối phương.
3. Nghe với thái độ niềm nở, tích cực
Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại đối phương không nhìn thấy vẻ mặt của bạn thì mình muốn cau có, khó chịu thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ, động thái của bạn đấy. thế nên, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó.
4. Tránh ăn uống khi trò chuyện điện thoại
Khi trò chuyện điện thoại bạn không nên ăn uống bất kỳ thứ gì, bởi điều đó có thể làm cho giọng nói của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn có thể khiến cho cuộc trò chuyện bị gián đoạn, một điều chắc chắn rằng bên kia đầu máy sẽ đơn giản nhận ra việc bạn đang ăn uống khi nói chuyện với họ. Điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc nói chuyện đó.
5. Luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trước mặt
Khi có điện thoại bạn hãy luôn chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những lời nói của khách hàng, đối tác để chắc chắn rằng bạn không để sót chi tiết của cuộc nói chuyện. Phương thức này cũng giúp cho bạn chủ động khi trả lời những câu hỏi, câu hỏi thắc mắc của người gọi đến.
6. Không bất ngờ gác máy
Nếu bạn không mong muốn tiếp tục cuộc nói chuyện hãy tìm cách từ chối khéo léo, không nên bất ngờ gác máy. Hành động này sẽ khiến cho đối phương cảm nhận thấy khó chịu và nếu bạn làm việc cho doanh nghiệp, tổ chức nào đó có thể sẽ bị họ phản ánh lên cấp trên của bạn bởi thái độ không lịch sự, không tôn trọng người khác của bạn.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi mà bạn là người gọi
1. Cân nhắc thời điểm gọi
Lựa chọn thời điểm cũng như thời lượng gọi điện là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trước tiên mà bạn cân nhắc tới. Bởi người nghe có bắt máy không, cuộc gọi có mang lại hiệu quả như ước muốn hay không phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố này.
Về vấn đề thời điểm, ngoài những cuộc gọi khẩn cấp thì bạn nên tránh gọi cho đối phương vào những khung giờ nhạy cảm như đêm khuya hay giờ sử dụng bữa để tránh ảnh hưởng đến giờ giấc sinh hoạt và gây khó chịu cho người cầm máy.
2. Hãy mở đầu bằng lời chào hỏi
Dù vấn đề của bạn là gì thì lời chào hỏi cũng là tiêu chí quan trọng cho mọi cuộc hội thoại. tùy thuộc theo đối tượng mà bạn sẽ mở bài bằng những nội dung khác nhau. Nếu như đối phương là khách hàng, ngoài lời chào thì bạn cũng nên giới thiệu tên tuổi và mục tiêu cuộc gọi nữa nhé.
Lời chào hỏi không những giúp bạn thể hiện thái độ tôn trọng, lịch sự với người cầm máy mà còn giúp cuộc hội thoại có một bắt đầu trơn tru và dễ chịu nhất. Chào hỏi là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại căn bản nhất mà chúng ta không nên bỏ qua.
3. Chuẩn bị trước nội dung cần nói
Không nên để bản thân rơi vào thế thụ động khi bạn là người gọi điện nhưng lại không biết phải nói gì. đáng chú ý kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại, khi nói chuyện với khách hàng nếu như bạn cứ ngập ngừng, ngắt cứ thì còn có thể khiến khách hàng thêm khó chịu và mất thời gian cho cả hai bên.
Tốt hơn hết bạn nên sắp đặt trong đầu hay ghi ra giấy những nội dung cần nói và diễn tả chúng theo cách tự nhiên nhất có thể.
4. Giọng nói cần từ tốn, rõ ràng với cao độ vừa phải
Cách giao tiếp qua điện thoại vốn không thể rõ ràng bằng giao tiếp trực tiếp nên trong quá trình trao đổi bạn phải cần trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại bằng giọng điệu từ tốn, rõ ràng, với tông giọng vừa phải và tốc độ nói không quá chậm cũng không quá nhanh.
Khi nói cần tập trung vào câu chuyện, không nên vừa nói vừa làm việc riêng. hơn nữa nếu cẩn thận hơn bạn có thể hỏi xem đối phương có đang nghe rõ hay không để kịp thời điều chỉnh.
5. Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi
Một câu chúc tốt lành, một lời tạm biệt thân tình hay một lời cám ơn với đối phương đều là những phép lịch sự giúp bạn ghi điểm trong mắt người cầm máy.
Ngoài ra, đây cũng là tín hiệu cần thiết giúp cả hai bên nắm chắc được rằng cuộc trò chuyện đã kết thúc. Nếu như nội dung vừa trao đổi quá dài thì trước khi kết thúc cuộc gọi bạn cũng nên tổng kết bằng một số điểm nhấn trọng tâm nhất để giúp người nghe tổng hợp nhanh lại những điều cần nhớ.
Tạm kết
Đối với nhiều doanh nghiệp, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại của nhân viên đóng nhiệm vụ rất quan trọng. Điện thoại hiện vẫn là đầu mối liên hệ chính của hầu hết các công ty với khách hàng. Và cách bạn trả lời điện thoại sẽ tạo nên ấn tượng trước tiên về công ty của bạn với khách hàng.
Xem thêm: Digital marketing là gì? Các vị trí phổ biến trong ngành
(Nguồn tham khảo: careerbuilder, careerlink, tomonivj,…)
